서구 종이비용 아끼고 신속한 정보공유로 ‘일거양득’ 인천시 서구(구청장 이학재)는 기존의 종이문서에 의한 회의 방법을 개선해 휴대용 컴퓨터(노트북)를 활용하는 신개념 회의방식을 도입, 시행키로 했다.

25일 시에 따르면 구는 일하는 방식 개선을 위해 지금까지 관행적이고 획일적으로 운영돼 오던 종이문서에 의한 회의방법을 휴대용 PC(노트북)를 활용해 실시함으로써 행정의 능률을 향상시키고 종이문서 사용으로 인한 비용을 절감함은 물론, 회의·교육관련 영상자료 활용을 통한 신속한 정보 공유로 변화하는 행정에 대한 능동적인 대처 및 경쟁력 강화를 도모코자 회의방법을 전면 개선키로 했다.

오는 4월부터는 간부회의시 참석자(간부공무원) 에게는 종이문서를 대신해 회의자료 및 기타 참고 자료를 노트북에 저장해 참석, 영상자료를 통한 회의가 진행되며 민원담당 공무원 등 사정에 의한 회의 및 교육불참자에 대한 정보 공유를 위해서 회의(교육)내용의 영상촬영을 통해 근거리통신망 등을 활용 내용을 시청토록 할 계획이다.

또한, 구 주관의 주민생활과 밀접한 각종 공청회, 설명회, 행사 등을 촬영해 구정홍보 자료로도 활용할 방침이다.

아울러 회의내용도 함께 개선해 나갈 계획으로 ▲먼저 확대간부회의시 의례적인 내용, 일상적인 보고자료는 지양하고, 각 부서별 주요시책, 미담수범사례, 건의사항, 각종 법령개정 등에 관한 현안적인 내용으로 회의를 진행토록 했으며, ▲현재 주5회 개최되는 간부회의도 매주 목요일은 ‘회의 없는 날’로 운영하며, 매주 월요일만 주간 주요업무보고로 시작하고 나머지 요일에 개최하는 간부회의는 각 부서별 현안업무(특이사항)에 대한 토의형식으로 전환키로 했다.

구는 이번 회의방식 개선에 따른 종이문서 생산 감축을 통해 사무용품비 등을 포함 약 700여만원의 예산절감 효과 및 정보매체를 통한 신속한 행정정보 전파로 행정능률 제고 및 경쟁력강화에 크게 기여 할 것으로 기대하고 있다.

/김경수 기자 [email protected]

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